PROCÉDURE QUALITÉ

L'amélioration de la qualité est au coeur de nos prestations de service. Notre organisme s'est engagé dans le processus d'audit externe dès décembre 2016:

Obtention du certificat VERISELECT en décembre 2016

CARACTERISTIQUES CERTIFIEES:

1. Information sur l’offre de formation.
2. Conception et actualisation des formations.
3. Traitement des demandes de formation.
4. Qualité des prestations de formation.
5. Cursus du stagiaire.
6. Organisation des formations
7. Respect des exigences des organismes financeurs.
8. Amélioration continue des prestations.

Référencé Datadock dès sa mise en place

Obtention de la certification QUALIOPI en février 2020 

En l’adaption de l’évolution des règlementations en vigueur, notre organisme a été certifié QUALIOPI en février 2020.

Procédure basée sur QUALIOPI:

Notre organisme de formation est certifié QUALIOPI. Par conséquent, la procédure de qualité mise en place est basée sur le guide de lecture du référentiel national qualité, actualisé régulièrememnt par la ministère du Travail. Elle se résume à JM GLOBAL par les axes ci-dessous élaborése en détail point par point sur cette page. Par les différents moyens surtout le benchmarking, nous les adaptons aux circonstances externes et internes (par exemple dans le contexte du Covid-19) pour mieux satisfaire aux besoins spécifiques des différentes parties prenantes. Ainsi, vous trouverez également, un rapport d'activité annuel qui retrace l'application, l'adptation et l'évolution de ces indicateurs de l'année écoulée. Cliquez ICI pour accéder à la page dédiée au rappport d'activité annuel.

Visualiser ou télécharger: 

Guide de lecture du référentiel national qualité V9 du 08 janvier 2024

Guide de lecture du référentiel national qualité V8 du 23 novembre 2023

Guide de lecture du référentiel national qualité V7 du 29 mars 2021

Procédure Qualité 

Objet : Définir et formaliser les processus garantissant la qualité des prestations de formation et la conformité aux exigences QUALIOPI et réglementaires.

Champ d’application : Tous les services et activités de JM GLOBAL, incluant :
    •    L’organisation et la réalisation des formations
    •    La gestion administrative et pédagogique des stagiaires
    •    La veille réglementaire et juridique
    •    Le suivi des certifications et audits

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1. Gestion de la qualité et conformité réglementaire

Objectif : Assurer la conformité aux exigences légales, réglementaires et normatives.

Procédures :
    1.    Veille réglementaire et légale
    •    Suivi régulier des lois, décrets et arrêtés relatifs à la formation professionnelle et à l’hygiène alimentaire.
    •    Sources principales :
    •    Légifrance
    •    DRIAAF Ile-de-France
    •    [OPCO et financeurs : AKTO, AGEFICE, FIFPL]
    •    Mise à jour trimestrielle dans le dossier Procédure et Qualité → Décrets et réglementations.
    2.    Veille qualité (QUALIOPI)
    •    Suivi des indicateurs QUALIOPI via tableaux par indicateur.
    •    Conservation des preuves documentaires : rapports d’audit, échanges emails, actions correctives.
    •    Mise à disposition pour audits internes et externes.

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2. Organisation pédagogique et administrative

Objectif : Assurer un parcours de formation conforme aux programmes et adapté aux besoins des stagiaires.

Procédures :
    1.    Planification et gestion des sessions
    •    Organisation des formations par catégorie (hygiène alimentaire, comptabilité, français…).
    •    Création et conservation des programmes, supports, tests et évaluations dans Pédagogique → Catégories de formation.
    •    Suivi des présences et assiduité.
    2.    Gestion des supports pédagogiques
    •    Supports internes : fiches auto-contrôle, affichages obligatoires, documentation pour formateurs.
    •    Supports externes : GBPH, guides, vidéos externes.
    •    Classement : Pédagogique → Supports pédagogiques.
    3.    Suivi et évaluation des stagiaires
    •    Utilisation de tests, contrôles continus et évaluations finales.
    •    Enregistrement des résultats pour chaque formation et stagiaire.
    4.    Formateurs et compétences
    •    Vérification des CV, attestations de vigilance et formation continue.
    •    Inclusion des nouvelles compétences (ex : IA appliquée à la formation) dans le suivi des compétences.

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3. Gestion administrative et conformité

Objectif : Maintenir l’ordre, la conformité et l’accessibilité des documents administratifs et légaux.

Procédures :
    1.    Classement des documents administratifs
    •    ADMIN – Juridique / Légal : URSSAF, DIRECCTE, INSEE, impôts, organismes de retraite/assurance, correspondances officielles.
    •    ADMIN – Personnel : bulletins de paie, tickets restaurant, congés payés.
    •    ADMIN – Procédure qualité : certifications, audits, rapports d’activité, indicateurs QUALIOPI.
    2.    Référent handicap
    •    Nomination et suivi des actions du référent handicap.
    •    Conservation de la documentation : plan d’accessibilité, formations internes, procédures adaptées.
    •    Classement : ADMIN → Juridique / Légal → Référent Handicap.
    3.    Réclamations et amélioration continue
    •    Registre des réclamations stagiaires, clients, financeurs.
    •    Analyse et mise en place d’actions correctives.
    •    Suivi dans Procédure et Qualité → Indicateur 7 – Amélioration continue.

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4. Audits et contrôles

Objectif : Préparer et répondre aux audits internes et externes (QUALIOPI, inspections officielles, OPCO).

Procédures :
    •    Classement des documents d’audit : rapports, courriers, actions correctives.
    •    Préparation des preuves pour chaque indicateur QUALIOPI.
    •    Conservation des justificatifs dans Procédure et Qualité → Audits et Contrôles.

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5. Suivi et mise à jour de la procédure
    •    La procédure qualité est révisée au minimum une fois par an.
    •    Tout changement réglementaire ou organisationnel est intégré immédiatement.
    •    Les mises à jour sont enregistrées et datées dans Procédure et Qualité → Décrets et réglementations.

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Parce que les entreprises évoluent, leurs besoins évoluent également. C’est pourquoi nous sommes à votre écoute pour créer avec vous et pour vous, des formations sur mesure.

Définition du besoin

Dans une première phase, vous nous contacterez pour nous présenter votre besoin de formation ainsi que vos attentes. Nous définirons alors ensemble les points suivants:

• Les objectifs que vous attendez d’une formation
• Le public concerné par la formation
• L’organisation à mettre en place (planning, lieu de formation, coût et prise en charge éventuelle, etc.)

L’analyse de la faisabilité

A JM Global, nous mettons en avant la qualité de nos formations. Cela nécessite donc un travail de préparation important. Cela veut également dire que nous préférons décliner une demande plutôt que de ne pas faire une formation de qualité.

Les éléments suivants seront donc essentiels pour que nous acceptions votre demande :

• Réponse aux éventuelles normes législatives sur la formation à dispenser
• Disponibilité de formateur qualifié et expérimenté
• Disponibilité de locaux et matériels appropriés à la formation (salle de formation ou en entreprise)

Formalisation de l’offre

Une fois l’analyse de la faisabilité validée, JM Global pourra créer un nouveau programme de formation incluant la méthodologie pédagogique précise, incluant un référentiel pour les stagiaires ainsi que pour les professeurs.

Première session de formation

Durant la première session de formation, nous serons particulièrement attentifs aux remarques et suggestions des stagiaires et des entreprises dans l’objectif d’apporter d’éventuelles améliorations au nouveau programme.

Procédure d'inscription

Accessibilité & référent handicap:

Nos locaux n'étant pas adaptés aux personnes à mobilité réduite (PMR), nous vous invitons à le signaler lors de votre inscription pour que nous puissions mettre en place les démarches adéquates en fonction des différentes catégories de handicap.

Tous les intervenants sont formés et sensibilisés lors de la formation préalable à l’embauche/rencontre annuelle. Les contacts du référent handicap ainsi que les informations nécessaires sont indiqués dans la le livret de bienvenue. 

Modalité d'accès & lieu:

Nos formations peuvent se dérouler dans vos locaux ou dans notre centre de formation au 12 av. Maurice Thorez, 94200 Ivry-sur-Seine. Selon les besoins, dans le cadre de formation de groupes, nous pouvons être amenés à effectuer des formations dans un local extérieur. Vous en serez informé lors du processus d'inscription. 

• Intra-entreprise: 1 ou plusieurs stagiaires de la même entreprise
• Inter-entreprise: en groupes de stagiaires de différentes entreprises
• En présentiel: dans les locaux de votre entreprise ou dans notre centre situé au 12 ave Maurice Thorez 94200 IVRY SUR SEINE
• En distantiel: à distance à l’aide des outils de visioconférence tels que Teams/Zoom/WeChat etc.
• En mixte présentiel / distanciel: blended-learning 

Délais d’accès en formation:

Suite à votre demande, nous nous engageons à vous envoyer un formulaire de recueil des attentes et besoins particuliers, accompagné d'une proposition personnalisée pédagogique (programme) et commerciale (devis) sous 72 h et à vous proposer des dates de formation le plus tôt possible en fonction de vos disponibilités et de celles du formateur/de la formarice. 

Prise en charge par un financeur:

Si vous voulez que votre formation soit prise en charge partiellement ou intégralement par l'organisme dont dépend votre entreprise, vous devez nous contacter et effectuer les démarches auprès de votre OPCO au moins 1 mois avant le début de la formation souhaitée.

Canaux de communication pour effectuer l’entretien pré-formatif:

Adaptation dans le contexte du Covid-19:

• Les accueils électroniques, téléphoniques et via l’application sont à privilégier sur l’accueil physique.

Offres de formations :

• Documentations (Programmes, RI, CGV, Conventions etc) en version papier
• Documentations et publicités sur les sites web

Adaptation dans le contexte du Covid-19:

• Envoi des documents dématérialisés ou par voie postale
• Suspension des offres en présentiel et en inter-entreprise pendant le confinement.
• Offres en intra-entreprise ont été privilégiées sur celles en inter-entreprise même après le déconfinement

Organisation des formations 

• En inter-entreprise en présentiel dans nos locaux
• En intra-entreprise en présentiel chez les clients/dans nos locaux

Adaptation dans le contexte du Covid-19:

• Suspension des offres en présentiel et en inter-entreprise pendant le confinement.
• Offres en intra-entreprise ont été privilégiées sur celles en inter-entreprise même après le déconfinement
• Transformation des formations déjà en cours en distantiel ou report
• Introduction des mesures sanitaires dans le règlement intérieur stagiaires et livret d’accueil intervenants

Ingénierie de la Méthodologie:

Conspectus:

“Plutôt que de donner un poisson à quelqu'un ; mieux vaut lui apprendre à pêcher, car si tu donnes un poisson à un homme, il mangera un jour, mais si tu lui apprends à pêcher, il mangera toujours. " dit ainsi le célèbre philosophe chinois 老子 (Laozi).

C’est sur ce principe qu’est basée la méthodologie conductrice au travers des 5 activités langagières pendant les cours de langues.

En plus de l’enseignement des compétences linguistiques, une attention particulière est prêtée à la culture générale et à l'authenticité du texte. Cela est fait par une introduction à la géographie, la tradition, les chansons ou encore par la poésie classique. Les textes utilisés sont illustrés par des images et des photos.

De plus, les professeurs sont encouragés à utiliser du matériel multimédia tel que des vidéoprojecteurs et des ordinateurs pendant les cours, pour rendre l’apprentissage plus ludique, plus authentique et plus interactif.

Méthode pédagogique:

En général, on applique une méthodologie communicative / situationnelle – fonctionnelle / d’immersion. Cette approche collaborative permet un apprentissage centré sur l’étudiant et basé sur la tâche à effectuer. Nous employons également les différents moyens d’apprentissage tels que le multimédia et le ‘blended learning’ pour renforcer l’apprentissage.

• Communicative
• Fonctionnelle
• Situationnelle
• Collaborative
• Basée sur les tâches/thèmes
• Centrée sur l’étudient
• Immersion
• Blended-learning

Notre méthodologie nous permet de couvrir tous les aspects du cycle d’apprentissage linguistique et ainsi d’évoluer de manière régulière dans la maîtrise de la matière enseignée.

CYCLE D'APPRENTISSAGE

Style d'apprentissage:

Une particulière est mise sur les styles d’apprentissage de chaque apprenant pour optimiser le résultat. 

Neil Fleming's VAK/VARK model

• Visuel
• Auditif
• Lecture/rédaction
• Tactile/kinesthésique

Plan de cours:

Les éléments du plan:

Les éléments suivants sont inclus dans le plan de cours :

• Thématique
• Vocabulaire
• Grammaire (pour les cours de langues)
• Fonctions linguistiques (pour les cours de langues)
• Temps alloué à chaque leçon / étape
• Déroulement

Le déroulement du cours:

Concrètement pour le déroulement de chaque leçon, le modèle des 3P est employé :

Ainsi le cours commence par le vocabulaire et les termes techniques, puis les connaissances du domaine, et se termine par l’entraînement sur les points abordés par divers exercices.

Notre équipe pédagogique:

Tous les programmes de formation de JM GLOBAL sont effectués par des titulaires de diplôme universitaire dans le même domaine et ayant une expérience professionnelle très riche des locuteurs natifs de la Chine, de la France, des Etats-Unis ou d'autres pays anglophones ayant la langue enseignée comme langue maternelle pour les formations linguistiques, un système de 'co-teaching' entre les professeurs natifs et non-natifs mais expérimentés et professionnels selon le profil des stagiaires.

Dès sa première misson, chaque intervenant recoit un livret d'accueil avec la charte qualité, qui a pour objet de préciser les règles de fonctionnement et de comportement qui traduisent les valeurs de JM GLOBAL ainsi que les mesures prises en cas de non-respect de ces règles, pour assurer la rigueur méthodologique des intervenants, la qualité du matériel pédagogique et de bonnes conditions matérielles d’intervention et de réception des stagiaires. 

Actualisation des connaissances des formatrices et des formateurs:

La formation de la formatrice ou du formateur étant indispensable au maintien de la qualité de la prestation de formation, ceux-ci s’engagent à actualiser et/ou perfectionner leurs compétences à deux niveaux: (Ils donnent régulièrement, l’information du renforcement de compétence dont ils ont pu bénéficier).

• Maintien et actualisation de l’expertise professionnelle propre au domaine de formation.
• Ingénierie de formation, animation de groupe, pédagogie relative à des adultes, utilisation des outils pédagogiques.

• Sensibilisation aux règlementations en vigueur telles que les exigences QUALIOPI 

A cette fin, JM GLOBAL s’engage, par différents moyens et surtout le benchmarking, à faire bénéficier ses partenaires sous-traitants ou salariés, formatrice ou formateur de:

Moyens pédagogiques & techniques parfaitement adaptés:

Notre partenaire sous-traitant est en bonne position pour comprendre et répondre à nos problématiques et fournit un logiciel de gestion de formation extrêmement adapté et personnalisé notamment grâce à ses expérences en tant que:

• Dirigeant d’un organisme de formation
• Salarié au sein de différent OPCA  (OPCO)

En ce qui concerne les outils pédagogiques:

• Toutes nos salles de cours sont équipées d’un ordinateur, d'un vidéoprojecteur et d’autres installations nécessaires pour garantir le bon déroulement des cours. 
• L’intervenant anime à l’aide d’une tablette (Ipad) lors de sessions de formation en clientèle.
• Tous les intervenants sont formés et sensibilisés aux situations et aux outils pédagogiques adaptés pour différentes catégories de handicap lors de la formation préalable à l’embauche/rencontre annuelle. Les contacts du référent handicap ainsi que les informations nécessaires sont indiqués dans la le livret de bienvenue. 

Accessibilité & référent handicap:

Nos locaux n'étant pas adaptés aux personnes à mobilité réduite (PMR), nous vous invitons à le signaler lors de votre inscription pour que nous puissions mettre en place les démarches adéquates en fonction des différentes catégories de handicap.

Tous les intervenants sont formés et sensibilisés lors de la formation préalable à l’embauche/rencontre annuelle. Les contacts du référent handicap ainsi que les informations nécessaires sont indiqués dans la le livret de bienvenue. 

Pour garantir la qualité de ses prestations, à part les tests de positionnement, contrôles continus, test final pour les stagiaires, JM GLOBAL a mis en place des formulaires d'évaluation pour recueillir les attentes, avis des différentes parties concernées AVANT, PENDANT et APRES la formation. 

Les évaluations à chaud le dernier jour de la formation par les stagiaires et les entreprises reposent sur le lieu, notre centre, les moyens pédagogiques et techniques, la pédagogie, la formation, le formateur etc.

Les évaluatoins à froid envoyées quequles mois après la formation aux stagiaries et à leurs employeurs ont pour objectif de recueillir leurs retours sur l'application des connaissances dans la vie quotidienne professionnelle et sur les effets sur l'employabilité au seine de l'entreprise, ainsi que sur le marché du travail. 

Domaine d'application:

Cette procédure vise à définir les actions à mener lors de la réception d’une réclamation du client relative aux prestations de formation professionnelle conçues, commercialisées, réalisées, évaluées par JM GLOBAL.

Définition:

Une réclamation est une déclaration actant le mécontentement d’un client envers un professionnel.

Une demande de service ou de prestation, une demande d’information, de clarification ou une demande d’avis n’est pas une réclamation. 

Grands principes:

Les réclamations adressées par les clients font l’objet d’un traitement raisonnable et rapide.

Canaux de prise en charge:

• Réclamations reçues par courrier
• Réclamations reçues par E-mail en renseignant le formulaire dédié dans CONTACT
• Réclamations orales: il s’agit des réclamations reçues par téléphone ou au cours de rendez-vous de visite clientèle. 

Traitement & suivi:

JM GLOBAL en accuse réception auprès du client concerné, par mail ou par courrier, dans un délai maximum de 5 jours à compter de la réception de la réclamation. La Direction vérifie que la « personne en charge des réclamations » a procédé au traitement de cette réclamation et le relance en cas de délais supérieur à 15 jours.

Délai & réponse:

Une réponse est rédigée, par écrit, par la « personne en charge des réclamations » et apportée au client dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception de la réclamation. Dans le cas où une réponse ne peut être apportée au client dans le délai imparti, JM GLOBAL tient informé le client du déroulement du traitement de sa réclamation. 

En cas de rejet ou de refus de la déclaration, en totalité ou partiellement, et/ou si aucune solution amiable n’a pu être trouvée, le client peut faire appel à un médiateur.

Clôture et archivage:

La réclamation est conservée et archivée pendant une durée de 5 ans à compter de la date de clôture du dossier ou de la cessation de la relation.

L’assiduité et l’implication du stagiaire sont les éléments primordiaux pour la réussite de sa formation. JM GLOBAL a mis en place un processus de gestion des absences et des abandons pour prévenir les abandons et trouver des solutions adaptées aux différentes situations rencontrées.

Processus du contrôle de l’assiduité, du suivi et de prévention:

• Une sensibilisation dès les entretiens préformatifs sur les contraintes et volumes de travail que nécessitent les formations proposées et rappel de l'obligation contractuelle concernant les conditions de repport et d'annulations lors de l'acceptation des propositions commerciale et pédagogique (Livret d'accueil, règlement intérieur, CGV, convention de Formation, programme)
• Feuille de présence émargée régulièrement par stagiaires et intervenant par demi-journée;
• Accompagnement personalisé, administratif & technique permanent de conseiller(ère) dédie(é) tout au long de la formation (Entretiens à l'oral ou par message WeChat avec intervenant/conseiller pédagogique hors temps de cours)
• Variation de nos méthodes pédagogiques (oral, écrit, audio-visuel, cas pratiques, valorisation des expériences personnelles des stagiaires, mises en situation du travail etc.)
• Adaptation aux besoins spécifiques (différents styles d'apprentissages des apprenants, flexibilités de modalités sans contraintes de lieu ou de temps en proposant des formations en entreprise en clientèle, en distantiel avec des intervenants bilingues pour faciliter communication dans la langue maternelle des stagiaires etc.)

Processus de l'analyse et du traitement:

Etapes clés:

• Contact par téléphone ou mail pour déterminer les causes
• Proposition d'alternatives en adéquation avec les causes invoquées
• Relance systématique le cas échéant

1. ABSENCES:

   • Absences prévues et justifiées/imprévues justifiées: 
     • Proposition d'une autre séance
     • Sans conséquance de facturation
   • Absences imprévues et non justifiées: 
     • Proposition d'une autre séance si réponse suite à contact
     • Relances si sans réponse et puis considéré comme un abandon
     • Conséquence financière selon convention 

2. ABONDONS:

En cas d’abandon avéré, nous cherchons à identifier cette cause pour une amélioration continue et afin de faire en sorte que cela ne se reproduise plus. Deux cas de figure sont à étudier: 

• Raison personnelle ou force majeure (décès du stagiaire ou de ses ascendants et descendants directs, arrêt maladie/accidents du stagiaire, restrictions gouvernementales liées à la pandémie COVID 19 etc) : pas de remise en question des intervenants, la formation ou notre centre et par conséquant, pas de plan d'amélioration à déclencher
• Insatisfaction liée à la formation : plan d'amélioration à déclencher immédiatement pour comprendre le dysfonctionnement et y remédier 

En revanche, si aucune réponse ne peut être apportée quant aux causes de l’abandon, notamment à cause d’une absence de réponse totale aux relances, alors nous considérerons que cela ne relevait pas de notre ressort.